Listos para ir a la nube? No te olvides de la gestión del cambio

Acabamos de decidir que ir a la nube es nuestra mejor opción. Hemos escogido a G Suite como nuestra plataforma de comunicación y colaboración. El presupuesto ha sido aprobado y el implementador seleccionado. Contamos con un project manager especializado en nuestro equipo que estará pendiente al detalle de los pormenores de la implementación hasta la culminación del proyecto.

Los proyectos de migración de soluciones de mensajería y colaboración hacia la nube podrían iniciar con un par de consideraciones similares a las expuestas en el primer párrafo. No es extraño pensar que el project manager debería considerar todos los aspectos concernientes a la migración sin embargo existe un tema muy importante que generalmente no es evaluado a profundidad y tiene que ver con la gestión del cambio en la organización.

Un alto porcentaje de los proyectos de transición hacia la nube y específicamente hacia G Suite fracasan porque no existió una planificación adecuada que nos permita vislumbrar qué aspectos deberían considerarse y qué actividades incluir o sugerir al project manager (si lo hubiese) en etapas tempranas del proyecto.

Google proporciona su propia metodología para la gestión del cambio y sugiere enfocar la realización de diferentes actividades con base a cuatro áreas de interés

1. Patrocinio gerencial o directivo
2. Análisis organizacional
3. Comunicaciones
4. Entrenamiento

Revisemos brevemente las cuatro áreas de consideración

Patrocinio gerencial o directivo

Un gran número de proyectos en las organizaciones nacen como iniciativas del área de IT. El proyecto de migración hacia G Suite en una empresa necesariamente requerirá del patrocinio de una persona con rol gerencial o de dirección en la organización. Este punto es de vital importancia para la consecución y éxito del proyecto. El patrocinio directivo garantiza que exista compromiso de parte del resto de la organización. Otros factores como la resistencia al cambio por parte de determinados colaboradores también son minimizados en gran parte porque la persona que representa al proyecto posee características de liderazgo que conduce a la acción, comunicación y participación activa que son replicadas por toda la organización.

Análisis organizacional

La adopción de la nueva herramienta provocará que existan áreas de la organización que tengan impacto directo sobre los procesos que ejecutan y su forma convencional para realizarlos. Es de suma importancia realizar un levantamiento de información de cada una de las áreas e identificar a diferentes tipos de colaboradores que requieran atención especial en base a la forma de trabajo o herramientas asociados a la actual plataforma de comunicación que se verían reemplazadas con la nueva solución. Google sugiere practicar laboratorios de transformación algo similar a sesiones de aprendizaje en donde los colaboradores puedan apreciar las características de la solución y de forma anticipada puedan mapearlas con las actividades que desempeñan en cada rol. Durante los laboratorios de transformación se debe poner énfasis en la premisa ¿Qué puedo hacer con estas herramientas? Es una oportunidad para iniciar el diseño de procesos mejorados o la identificación de nuevos flujos de trabajo.

Comunicaciones

Google nos sugiere crear una estrategia que integre el plan de comunicaciones con la creación de una marca o distintivo para el proyecto de migración. La originalidad juega un papel importante en esta área de consideración y de forma adicional podemos obtener la participación activa de personas que no tienen un rol identificado en el proyecto pero que aportan significativamente con ideas que pueden ser recogidas a través de formularios o tal vez mediante concursos que premien su esfuerzo y creatividad. El plan de comunicaciones detallará las actividades de marketing y comunicaciones que pretenden mantener informados a los colaboradores acerca del proyecto. El uso de diferentes canales de comunicación como afiches, posters, intranet, mail, blogs, etc son algunos ejemplos de los diferentes métodos que pueden utilizarse con la finalidad de mantener comprometidos e informados a los miembros de la organización.

Entrenamiento

La sugerencia en esta área de consideración tiene que ver con un análisis de las necesidades de entrenamiento de los colaboradores en función de características propias de cada rol. Por ejemplo las necesidades de entrenamiento de un rol operativo difieren de las necesidades de un colaborador de marketing o recursos humanos. Otro punto a considerar son los métodos que se emplearán para capacitar a los colaboradores, por ejemplo a través de sesiones en vivo, auto entrenamiento a través de recursos como videos o páginas web, etc. Por último no debemos olvidar que las necesidades de entrenamiento se extenderán más allá del tiempo de vida del proyecto de migración ya sea por el ingreso de nuevos colaboradores o la inclusión de nuevas características en la plataforma.

Para finalizar quiero hacer notar que la gestión del cambio se constituye en la piedra angular en la ejecución de cualquier proyecto. Las 4 áreas de consideración sugeridas por Google nos aportan la guía para incluir actividades que de otra forma pudieran verse excluidas del proyecto de migración. Una plataforma de comunicación y colaboración como G Suite puede ser muy buena a vista de un colaborador que estuvo inmerso en la gestión del cambio o muy mala debido a que al final del proyecto contamos únicamente con una nueva herramienta de la cual conocemos poco o nada.