Enrutamiento de correo con G Suite

Post date: 16-ene-2017 22:57:12

El administrador de G Suite frecuentemente recibe requerimientos relacionados con modificar el flujo normal de la mensajería asociada a una cuenta de usuario. En esta entrada vamos a explicar cómo alterar el flujo de la mensajería de una cuenta de usuario haciendo énfasis en 2 escenarios. El primero surge ante la necesidad de duplicar los mensajes que se reciben en una cuenta y hacer que una copia de todo el tráfico se entregue de forma simultánea en otra cuenta. El segundo escenario tiene que ver con la sustitución de una dirección de correo que no se encuentre activa o que no tenga una cuenta de G Suite válida o registrada y como resultado todos los mensajes dirigidos en inicio a esta dirección serán enrutados a otra dirección válida en lugar de ser rechazados con mensajes de rebote.

Escenario No 1: Duplicidad de mensajería enrutada hacia una segunda dirección

Este escenario es bastante común dentro de las organizaciones. A menudo un administrador de G Suite podría recibir la solicitud de modificar el flujo normal de mensajería que se entrega a una determinada cuenta y provocar una copia de todos los mensajes que tienen como destinatario a dicha cuenta y que se entreguen de forma simultánea en otra cuenta de G Suite. Generalmente son requerimientos de áreas de auditoria que no cuentan con herramientas especializadas como Google Vault u otra que les posibilite recuperar una copia de todos los mensajes de determinada cuenta y en base a estos promover un proceso de revisión.

Para configurar este tipo de enrutamiento ingresamos por el panel de control de G Suite y nos dirigimos hacia la sección “Aplicaciones” luego “G Suite” luego “Gmail” y luego nos desplazamos hasta el final de la página y seleccionamos “Configuración avanzada”. Dentro de esta sección buscamos el encabezado “Enrutamiento” y dentro de esta sección ubicamos el sub encabezado “Enrutamiento”.

Hacemos clic sobre el botón “Configurar” y en la pantalla que se presenta ingresamos:

1. En la parte de inicio colocamos una descripción breve de la regla de enrutamiento.
2. En la sección “Mensajes afectados” marcamos la casilla “Entrante” y “Saliente” con lo que garantizamos que tanto mensajes recibidos como enviados serán duplicados y enrutados hacia una dirección alternativa. Ten en cuenta que la cuenta de usuario de la cual duplicaremos el tráfico desconoce que se está realizando una copia de sus mensajes. Esta configuración es oculta para la cuenta de destino original.
3. En la sección “Filtro del sobre” marcar la casilla “Sólo afecta a remitentes del sobre específicos”
4. En la siguiente sección dejamos seleccionada la opción “Modificar mensaje” y nos desplazamos hasta la sección “Enviar también a”, marcamos la casilla “Añadir más destinatarios” y hacemos clic sobre el enlace “Añadir”. En la pantalla que se muestra dejamos seleccionada la opción “Básica” e ingresamos la dirección de la cuenta que recibirá una copia de todos los correos enviados o recibidos por la cuenta de destino original.

5. Finalmente hacemos clic en todas las opciones “Guardar” que se presenten hasta regresar a la página en donde se muestra el sub encabezado “Enrutamiento” nuevamente.

Escenario No 2: Enrutamiento de mensajes para direcciones no registradas o válidas

Supón que un usuario ha sido suspendido o eliminado en el dominio de G Suite sin embargo direcciones externas continúan enviando mensajes a dicha dirección eliminada o suspendida y para las áreas administrativas responsables es de suma importancia continuar recibiendo estos mensajes. Para este caso particular un administrador de G Suite cuenta con una alternativa que lo posibilita a enrutar este tráfico hacia otra dirección dentro del dominio que si se encuentre activa o registrada.

Iniciamos esta configuración ubicándonos de igual forma en el encabezado “Enrutamiento” que revisamos en el Escenario No 1 anterior luego buscamos el sub encabezado “Asignación de dirección del destinatario” y hacemos clic sobre el enlace “Configurar”

En la pantalla que se muestra ingresamos:

1. Una breve descripción de la regla que se ha de configurar
2. En la sección “Mensajes afectados” marcamos la opción “Todos los mensajes entrantes”
3. En la sección digitamos la dirección de la cuenta suspendida o eliminada seguido de una coma y a continuación la dirección válida o alternativa que se mantendrá recibiendo la mensajería a nombre de la cuenta original. Una ve ingresadas las 2 direcciones hacemos clic sobre el enlace “Añadir” y seguidamente “Añadir configuración”
4. Finalmente hacemos clic sobre el enlace “Guardar” de la página principal